Axhenda e takimeve: kaos apo qetësi? Këshillat e ekspertëve

Nëse axhenda funksionon, çdo gjë ecën qetësisht dhe llogaritë e klinikës ecin në mënyrën më të mirë të mundshme. Kur mbretëron kaosi lista e shqetësimeve nuk ka fund, urgjenca bëhet konstante dhe stresi komprometon shërbimet.

Zgjidhja
Si duhet të organizohemi për të pasur një axhendë të dobishme? Në vend që të flasim për "protokolle", term që shfaq ashpërsi dhe rëndesë, është më mirë të futet një "instruksion": dokument që tregon se cili duhet të bëjë një punë të caktuar dhe kur. Të shkruash këtë dokument kërkon zotërim të një metode, që në vetvete është e thjeshtë.

Informacionet
Një axhendë lind nga kontributi i shumë njerëzve. Protagonistja në plan të parë është sekretarja. Ajo paraqet një kryqëzim: duhet të marrë shumë informacione dhe indikacione dhe nga ana e saj duhet të devijojë. Në një klinikë mund të supozojmë se janë të përfshirë: mjekë, higjenistë dentarë, asistenti/ja i/e dentistit, personeli për kontabilitetin. Nuk duhet të harrojmë që ka edhe individë të jashtëm: pacientë, përfaqësues dhe teknikë dhëmbësh.
Për të regjistruar takimet duhet të kemi një bagazh minimal informacionesh në fomën e një liste:
• specialistë të brendshëm dhe të jashtëm;
• disponibiliteti ditor dhe oraret e specialistëve;
• kohëzgjatja mesatare e ndërhyrjeve;
• rregullimi i sallave;
• tarifat profesionale.

Këto indikacione janë në bazë të ditës. Por jo gjithmonë gjërat vijojnë pa probleme. Instruksionet duhet të tregojnë veprime dhe sjellje për situata delikate, si për shembull:
• urgjencat,
• shtyrja e takimeve,
• anulimet e takimeve,
• mungesat e papritura të mjekëve,
• mungesat e pacientit,
• ankesat.

Instruksionet
Me redaktimin e rregullave të brendshme, të shkruara me një gjuhë lineare, klinika dentare fiton më shumë pikë. Jo vetëm personeli punon me më shumë qetësi, sepse parandalojnë keqkuptimet e pakëndshme, por edhe pacienti do të jetë më i kënaqur, sepse përjeton një eksperiencë të qetë. Aspekt tjetër jo indiferent, është ai ekonomik: të maksimizohet përdorimi i hapësirave dhe aparaturave, të promovohen aspektet e fitimeve dhe aspektet financiare.

Si të procedojmë?
E thjeshtë. Mjafton të shkruash rregullat e brendshme që përshkruajnë veprimet e të gjithë personave të përfshirë, duke përfshirë personat që plotësojnë shkrimin, p.sh.: renditja e mjekëve dhe disponibiliteteve përkatëse, lista e shërbimeve dhe kohëzgjatja e parashikuar, sallat me aparatura dhe rregullat e përzgjedhura për sekretarinë për të dalluar në telefon urgjencat e vërteta nga ato të pretenduara, politikat që duhen përshtatur me atë që mungon zakonisht në takime dhe menaxhimi i ankesave, etj.

Një software i mirë thjeshtëson në mënyrë të konsiderueshme menaxhimin e këtyre aktiviteteve. Bëhet një lloj sistemi nervor në klinikë, që ushqehet në mënyrë konstante me përditësimet e të dhënave dhe instruksioneve.
Me një instruksion banal arrijmë të dialogojmë në harmoni me të gjitha zonat e klinikës dentare: do të jemi një "kor i mirë i intonuar"!

Nën kujdesin e: Erika Laonardi (eksperte e organizimeve dhe komunikimeve në kompani) dhe Davis Cussotto (stomatolog)

Përktheu: Valbona Spahia